Unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian
Menurut Mulyadi (2001 : 311-312), unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut :
Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi peneriman.
2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
4. Transaksi pembelian harus dilaksanakanoleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
5. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang
yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang
yang langsung pakai.
6. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang
lebih tinggi.
7. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
8. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih
tinggi.
9. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang
didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan
faktur dari pemasok.
10. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher
register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Praktik yang Sehat
11. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
12. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
13. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
14. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
Berbagai pemasok.
15. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi
ini telah menerima tembusan surat pembelian dari fungsi pembelian.
16. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari
pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan
membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
17. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk
dibayar.
18. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodic
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
19. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran
guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
20. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi
pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok
Jenis Pembelian
Pembelian dapat dibedakan beberapa jenis pembelian yaitu ;
· Pembelian Barang Dagang · Local · Import
Pembelian Barang kebutuhan Kantor Pembelian barang teknik
Unit Organisasi yang terkait
Prosedur PEMBELIAN melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik.
Terdapat 4 unit organisasi yang diperlukan dalam sistem pembelian dan pembelian yaitu :
Bagian yang membutuhkan barang
Bagian Pembelian
Bagian Penerimaan
Bagian Akuntansi
Dokumen yang digunakan :
Permintaan Pembelian/ Purchase Request
Order Pembelian / Purchase Order
Surat Jalan / Faktur /Nota dari supplier
Berita Acara Penerimaan
Uraian Prosedur :
Bagian yang membutuhkan Barang
Membuat permintaan pembelian dan dilegalisasi oleh atasan langsung
Untuk pembelian barang teknik terlebih dahulu harus diperiksa dan disetujui oleh bagian maintenance
Memberikan keterangan yang jelas terhadap barang yang akan dibeli
Mengirimkan permintaan pembelian yang telah disetujui oleh atasan langsung ke bagian pembelian
Purchase Order
Untuk memenuhi kebutuhan barang yang dibutuhkan perusahaan, dilakukan dengan menerbitkan order pembelian (Purchase Order) melalui department pembelian.
Purchase order dibuat berdasarkan permintaan bagian yang memerlukan barang menggunakan surat permintaan pembelian (Purchase requested)
Bagian yang mebutuhkan barang dapat memeberikan rekomendasikan supplier kepada bagian pembelian, namun keputusan pemilihan supplier merupakan ortorisasi bagian pembelian.
Sepsifikasi barang yang diminta, disebutkan secara lengkap pada surat permintaan pembelian
Bagian Pembelian
Menerima dokumen Permintaan Pembelian dari bagian yang membutuhkan, Jadi bukan hanya berdasarkan dara pada sistek komputer.
Memeriksa status track record supplier yang direkomendasikan (bila ada)
Membuata permintaan penawaran harga, dapat dilakukan via telpon atau email
Memilih Supplier yang memberikan spesifikasi sesuai dengan permintaan dengan harga terbaik.
Membuat Order pembelian (Purchase Order)
Mendistribusikan ke bagian terkait.
Bagian Gudang
Menerima Perintah/Permintaan Barang
Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua PEMBELIAN menggunakan barang yang ada di gudang)
Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system PEMBELIAN adalah :
A. Bagian Utang
1. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
2. Merekam data transaksi PEMBELIAN dengan cara memasukan nomor order PEMBELIAN. Perekaman meliputi data transaksi piutang
3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
6. Membuat surat penagihan
B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal PEMBELIAN
1. Menerima copy list PEMBELIAN harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2. Menerima copy Faktur Pajak.
3. Mencatat Jurnal transaksi PEMBELIAN
Bagian Jurnal Pembelian
1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian
2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3. Menjurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
Bagian IT/Pengolahan Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.
F. Ringkasan Pengendalian Siklus Pengeluaran
Aktivitas Pengendalian | Sistem Pemrosesan Pembelian | Sistem Pengeluaran Kas |
Otorisasi transaksi Pemisahan Pekerjaan Supervisi Catatan akuntansi Akses Verifikasi independen | Pengendalian persediaan Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyimpanan persediaan. Buku besar utang usaha terpisah dari buku besar. Bagian penerimaan Buku pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pembelian, file laporan penerimaan. Keamanan fisik aktiva. Batasi akses hanya ke catatan akuntansi diatas. Bagian utang dagang merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut | Bagian utang usaha mengotorisasi pembayaran Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas dan buku besar. File voucher utang, buku pembanyu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar. Keamanan yang memadai atas kas. Batasi akses ke berbagai catatan akuntansi di atas. Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler. |
ü Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar
E. Terdapat 3 departemen dalam sistem pengeluaran kas :
1. Bagian Utang Usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya kebagian pengeluaran kas.
2. Bagian Pegeluaran kas
Menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher serta data lain yang terkait dalam daftar cek, yang juga disebut sebagai jurnal pengeluaran kas.
3. Bagian Buku Besar
Menerima voucher journal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Mencatat ke akun pengendali utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu utang usaha.
F. Ringkasan Pengendalian Siklus Pengeluaran
Aktivitas Pengendalian | Sistem Pemrosesan Pembelian | Sistem Pengeluaran Kas |
Otorisasi transaksi Pemisahan Pekerjaan Supervisi Catatan akuntansi Akses Verifikasi independen | Pengendalian persediaan Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyimpanan persediaan. Buku besar utang usaha terpisah dari buku besar. Bagian penerimaan Buku pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pembelian, file laporan penerimaan. Keamanan fisik aktiva. Batasi akses hanya ke catatan akuntansi diatas. Bagian utang dagang merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut | Bagian utang usaha mengotorisasi pembayaran Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas dan buku besar. File voucher utang, buku pembanyu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar. Keamanan yang memadai atas kas. Batasi akses ke berbagai catatan akuntansi di atas. Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler. |
ü Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar
E. Terdapat 3 departemen dalam sistem pengeluaran kas :
1. Bagian Utang Usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya kebagian pengeluaran kas.
2. Bagian Pegeluaran kas
Menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher serta data lain yang terkait dalam daftar cek, yang juga disebut sebagai jurnal pengeluaran kas.
3. Bagian Buku Besar
Menerima voucher journal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Mencatat ke akun pengendali utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu utang usaha.
F. Ringkasan Pengendalian Siklus Pengeluaran
Flowchart Pembelian manual
Sistem Pengeluaran Kas
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Monggo dikomentari.....